*Laatst bijgewerkt op 20 maart 2025*

ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR FOODTRUCK EVENEMENTEN

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en
leveringen van goederen en diensten door Qué Pasta Foodtruck, tenzij schriftelijk anders is
overeengekomen. Door gebruik te maken van onze diensten verklaart de opdrachtgever
akkoord te gaan met deze voorwaarden.

1. Algemeen

1.1 De algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en
leveringen van diensten door Qué Pasta Foodtruck, tenzij schriftelijk anders is
overeengekomen.
1.2 Offertes van Qué Pasta Foodtruck zijn altijd vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders
vermeld.
1.3 Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat de klant de offerte heeft
geaccepteerd door middel van een handtekening of schriftelijke bevestiging.
1.4 Qué Pasta Foodtruck behoudt zich het recht voor om de voorwaarden op elk moment te
wijzigen. Wijzigingen zullen schriftelijk aan de klant worden meegedeeld.

2. Bevestiging van de Overeenkomst

2.1 Om een boeking te bevestigen, dient de klant een voor akkoord ondertekende offerte
aan Qué Pasta Foodtruck te retourneren.
2.2 Na ontvangst van de ondertekende offerte ontvangt de klant een voorschotfactuur van
50% van het totaalbedrag. Het evenement wordt pas toegevoegd aan onze planning zodra
zowel de ondertekende offerte als de voorschotbetaling zijn ontvangen.
2.3 Het evenement is pas definitief na ontvangst van zowel de ondertekende offerte als het
voorschot.

3. Prijzen en Betalingsvoorwaarden

3.1 Alle prijzen zijn in euro’s, exclusief BTW, transportkosten en andere overheidsheffingen,
tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
3.2 Prijsopgaven worden steeds gedaan op basis van de op dat tijdstip geldende prijzen.
Qué Pasta Foodtruck behoudt zich het recht voor om prijzen aan te passen bij stijgingen in
de kosten van grondstoffen, accijnzen of loonkosten.
3.3 De betaling dient als volgt te worden verricht:
● 50% voorschot bij bevestiging van de boeking.
● Restant (50%) dient uiterlijk 10 dagen na het evenement te worden voldaan, tenzij
anders schriftelijk overeengekomen.
Betalingen dienen te worden overgemaakt naar het volgende rekeningnummer: BE56 7330
6463 6988.
3.4 Bij te late betalingen wordt een rente van 10% per maand toegepast, met een minimum
van €100 aan invorderingskosten, exclusief BTW.

4. Aantal Gasten en Wijzigingen

4.1 Het aantal porties wordt berekend door het opgegeven aantal gasten te
vermenigvuldigen met een coëfficiënt van 1,5.
4.2 Het definitieve aantal gasten dient uiterlijk 14 kalenderdagen voor het evenement te
worden bevestigd.
4.3 Kleine wijzigingen (+/- 5%) kunnen tot 7 dagen voor het evenement worden
doorgegeven.
4.4 Het definitieve aantal gasten is bindend en bepalend voor de eindprijs.

5. Vergunningen en Toestemmingen

5.1 De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle benodigde
vergunningen en toestemmingen, die uiterlijk 14 kalenderdagen voor het evenement
schriftelijk aan Qué Pasta Foodtruck dienen te worden gemeld.
5.2 Het niet verkrijgen van de benodigde vergunningen komt volledig voor het risico van de
opdrachtgever.

6. Uitvoering van de Diensten

6.1 De opdrachtgever dient ervoor te zorgen dat de locatie tijdig wordt voorzien van de
noodzakelijke faciliteiten, zoals gas, water, parkeerplaatsen en elektriciteit.
6.2 Wijzigingen in de uitvoering van de overeenkomst door de opdrachtgever kunnen leiden
tot extra kosten.
6.3 Qué Pasta Foodtruck streeft ernaar de afgesproken leveringstijden te respecteren, maar
overschrijdingen geven geen recht op schadevergoeding.

7. Aansprakelijkheid

7.1 Qué Pasta Foodtruck is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van opzet of
grove nalatigheid, behalve in gevallen van opzet of grove nalatigheid door haarzelf of haar
medewerkers.
7.2 De opdrachtgever vrijwaart Qué Pasta Foodtruck van claims van derden die voortvloeien
uit de uitvoering van de overeenkomst.
7.3 Qué Pasta Foodtruck is niet aansprakelijk voor gevolgschade.

8. Betalingsvoorwaarden

8.1 De betaling van het voorschot van 50% dient te worden voldaan bij bevestiging van de
boeking.
8.2 Het restantbedrag (50%) dient ten laatste 10 dagen na het evenement te worden
betaald, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.
8.3 Betalingen dienen te worden overgemaakt naar rekeningnummer BE56 7330 6463 6988.

9. Extra Prestaties

9.1 Eventuele extra prestaties die niet in de offerte zijn opgenomen, worden gefactureerd
volgens de geldende tarieven.
9.2 Extra serviceuren worden gefactureerd tegen €35 per uur per persoon, exclusief BTW.

10. Annulering

10.1 Elke wijziging of annulering van de boeking dient schriftelijk te gebeuren.
10.2 De volgende annuleringskosten zijn van toepassing, op basis van het oorspronkelijke
totaalbedrag:
● Meer dan 14 kalenderdagen voor het evenement: 60% van het totaalbedrag.
● Tussen 14 en 8 kalenderdagen voor het evenement: 65% van het totaalbedrag.
● Tussen 7 en 4 kalenderdagen voor het evenement: 75% van het totaalbedrag.
● Minder dan 4 kalenderdagen voor het evenement: 100% van het totaalbedrag.

11. Tussentijdse Beëindiging

11.1 Qué Pasta Foodtruck is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang te
ontbinden indien de klant niet aan zijn verplichtingen voldoet.
11.2 De overeenkomst kan eveneens met onmiddellijke ingang worden beëindigd indien de
klant in staat van faillissement wordt verklaard, of bij het aanvragen van een gerechtelijk
akkoord.
11.3 Bij beëindiging van de overeenkomst is de klant gehouden de kosten voor reeds
geleverde diensten en goederen te vergoeden.

12. Klachten

12.1 Eventuele klachten of opmerkingen dienen schriftelijk of verbaal te worden ingediend bij
de verantwoordelijke van Qué Pasta Foodtruck tijdens het evenement, of binnen 24 uur na
afloop per email.
12.2 Klachten die betrekking hebben op de factuur dienen binnen acht kalenderdagen na
factuurdatum per aangetekende brief te worden gemeld.
12.3 Klachten die na deze termijn binnenkomen, worden niet meer in behandeling genomen.
12.4 De klant wordt geacht de factuur goed te keuren als er geen klachten zijn binnen de
gestelde termijn van 8 kalenderdagen.

13. Overmacht

13.1 In geval van overmacht, waaronder begrepen maar niet beperkt tot
weersomstandigheden, technische storingen, of andere onvoorziene omstandigheden, is
Qué Pasta Foodtruck niet aansprakelijk voor de niet-uitvoering of vertraagde uitvoering van
haar verplichtingen.
13.2 Qué Pasta Foodtruck zal zich inspannen om de kosten te minimaliseren en te
herstellen voor zover mogelijk.

14. Bevoegde Rechtbank

14.1 In geval van geschillen tussen de klant en Qué Pasta Foodtruck, zijn uitsluitend de
rechtbanken van de stad Gent bevoegd om kennis te nemen van het geschil, tenzij anders
schriftelijk overeengekomen.

CHECKLIST VOOR DE ORGANISATOR

1. LOCATIE & RUIMTE

Een goed voorbereide locatie is essentieel voor een efficiënte werking van de foodtruck.
Zorg ervoor dat:
● 1.1 Een gedetailleerde plattegrond van de locatie, inclusief de standplaats van de
foodtruck, uiterlijk 7 dagen voor het evenement wordt verstrekt.
● 1.2 De locatie voor de foodtruck minimaal 5 meter breed en 7 meter diep is en op
een stabiele, verharde ondergrond staat (geen zand, gras of grind, tenzij schriftelijk
anders overeengekomen).
● 1.3 Minimaal 3 parkeerplaatsen worden gereserveerd voor de foodtruck en
ondersteunende voertuigen.
● 1.4 Toegangswegen vrij zijn van obstakels, zoals lage bruggen, smalle doorgangen,
paaltjes of slagbomen.
● 1.5 Er voldoende zichtbaarheid en toegankelijkheid is voor gasten en personeel.
● 1.6 Indien de foodtruck binnen wordt geplaatst, dient er voldoende ventilatie en
brandveiligheid te zijn.

2. STROOMVOORZIENING

Een correcte en stabiele elektriciteitsvoorziening is cruciaal voor de werking van de
apparatuur. Zorg ervoor dat:
● 2.1 Minimaal 3 aparte stroomcircuits van 16A per circuit (220V) beschikbaar zijn,
uitsluitend voor Qué Pasta Foodtruck.
● 2.2 Indien krachtstroom vereist is, dient een 32A of 63A aansluiting beschikbaar te
zijn. Dit dient vooraf te worden besproken.
● 2.3 Er 3 goedgekeurde verlengkabels (minimaal 25 meter lang) aanwezig zijn.
● 2.4 De stroomvoorziening niet wordt gedeeld met andere apparatuur, zoals
verlichting, muziek of andere foodtrucks, om stroomuitval te voorkomen.
● 2.5 Indien de stroomvoorziening niet aan de vereisten voldoet en dit leidt tot
operationele problemen, aanvaardt Qué Pasta Foodtruck geen aansprakelijkheid
voor vertragingen of annuleringen.

3. WATER & AFVAL

Hygiëne en duurzaamheid zijn van groot belang. Zorg ervoor dat:
● 3.1 Er toegang is tot vers en drinkbaar water binnen een straal van 25 meter van de
foodtruck.
● 3.2 Afvalcontainers of vuilniszakken beschikbaar zijn voor keukenafval en
verpakkingsmateriaal.
● 3.3 Indien Qué Pasta Foodtruck zelf afval moet afvoeren, dient dit vooraf te worden
besproken om extra kosten te vermijden.

4. TOILETTEN & HYGIËNE

Voor het comfort van het personeel en de voedselveiligheid, dienen de volgende
voorzieningen aanwezig te zijn:
● 4.1 Toegang tot sanitaire voorzieningen binnen een redelijke afstand (maximaal 100
meter).
● 4.2 Een handwasstation met stromend water, zeep en papieren handdoeken.
● 4.3 Indien er geen handwasstation aanwezig is, dient Qué Pasta Foodtruck hiervan
op de hoogte te worden gesteld om een alternatief te voorzien.

5. VEILIGHEID & NOODSITUATIES

Veiligheid staat voorop. Zorg ervoor dat:
● 5.1 Er een EHBO-post of noodvoorzieningen beschikbaar zijn op het evenement.
● 5.2 Brandblusapparatuur binnen handbereik is (minimaal een CO₂-brandblusser of
poederblusser).
● 5.3 Crowdcontrol-maatregelen worden overwogen bij evenementen met meer dan 80
personen.
● 5.4 Qué Pasta Foodtruck tijdig wordt geïnformeerd over specifieke
veiligheidsvoorschriften op de locatie.

6. TOEGANG & PLANNING

Om vertragingen te voorkomen, dient de organisator:
● 6.1 Een vaste contactpersoon aan te wijzen die bereikbaar is tijdens de opbouw.
● 6.2 Toegangsbeheer te regelen voor voertuigen en personeel, inclusief het openen
van slagbomen of poorten.
● 6.3 De aankomsttijd van Qué Pasta Foodtruck (maximaal 1 uur voor de service) te
respecteren. Vertragingen door overmacht vallen buiten de verantwoordelijkheid van
Qué Pasta Foodtruck.
● 6.4 Opbouw- en afbouwtijden vooraf af te stemmen (1 uur voor opbouw en 1 uur voor
afbouw).

7. PROMOTIE & COMMUNICATIE

Qué Pasta Foodtruck dient te worden vermeld in alle promotiemateriaal, zoals flyers,
websites en sociale media, met het oog op wederzijdse promotie.
● 7.1 Het wordt als een verplichting beschouwd om Qué Pasta Foodtruck te taggen in
social media posts (Instagram, Facebook, Twitter) met betrekking tot het evenement.
● 7.2 De organisator is verplicht om een digitale of gedrukte plattegrond van het
evenement aan te leveren, waarop de standplaats van de foodtruck duidelijk wordt
aangegeven.
● 7.3 De organisator is gehouden Qué Pasta Foodtruck te vermelden in flyers, posters
of andere marketingmaterialen die betrekking hebben op het evenement.
● 7.4 De organisator dient toestemming te verlenen voor het maken en delen van foto’s
of video’s van de foodtruck voor marketingdoeleinden door Qué Pasta Foodtruck.

8. KLIMAATOMSTANDIGHEDEN & NOODOPLOSSINGEN

Bij openluchtevenementen dient rekening te worden gehouden met weersomstandigheden:
● 8.1 Een noodplan dient te worden voorzien bij extreme weersomstandigheden, zoals
storm, hevige regen of extreme hitte.
● 8.2 Indien het terrein modderig of onstabiel wordt, dient een harde ondergrond of
extra stabilisatie te worden voorzien.
● 8.3 Voor avond- en winterevenementen dient extra verlichting te worden geregeld.

9. CROWDCONTROL & BEDIENINGSCAPACITEIT

Crowdcontrol vanaf 80 personen:
Bij evenementen met 80 personen of meer dient de organisator een persoon aan te wijzen
die verantwoordelijk is voor crowdcontrol. Deze persoon zorgt voor een ordelijke
doorstroming van gasten.
Indien crowdcontrol niet wordt voorzien, behoudt Qué Pasta Foodtruck zich het recht voor
om de service aan te passen of te beperken, zonder aansprakelijkheid voor eventuele
vertragingen of ontevredenheid bij gasten.
Bedieningscapaciteit:
Qué Pasta Foodtruck heeft een bedieningscapaciteit van 100 porties per uur (15 porties per
10 minuten).
De organisator dient rekening te houden met deze capaciteit bij de planning van het
evenement.
Qué Pasta Foodtruck aanvaardt geen aansprakelijkheid voor vertragingen veroorzaakt door
een gebrek aan crowdcontrol of een te hoge vraag.

BELANGRIJKE OPMERKING

Deze checklist is opgesteld om ervoor te zorgen dat alle benodigde faciliteiten aanwezig zijn
voor een efficiënte en veilige werking van de foodtruck.
Indien een van de bovenstaande voorwaarden niet wordt nageleefd, behoudt Que Pasta
zich het recht voor de dienstverlening op te schorten zonder aansprakelijkheid voor de
gevolgen of kosten.

Bij vragen: gelieve direct contact op te nemen via de contactpagina.

© alle rechten behouden aan Qué Pasta Foodtruck – 03/2025